学校のプリント整理にScanSnap iX1600でデジタル保存した感想

投稿日2024.10.20

今回は、次から次に溜まっていく学校のプリント整理について。

幼稚園の頃はそうでも無かったのですが、子供達が小学校へ入学すると、配布されるプリントの数が激増。（連絡事項や小テストを含め）

その都度手渡ししてくれれば良い方で、学校の机に溜め込んだプリントをまとめて持って帰ってきたり、アチコチに放置したまま遊びに行ったりと、リビングには学校関連のプリントがガンガン溜まっていきます。

そこで…

これらのプリントをデジタル化して、データ保存してやろうと一念発起。

学校行事の案内や説明などは、イベントが終わった後や既読後に捨ててしまえば良いのですが、学級通信や作文といった”残しておきたい文章”も多々あったので、上記動画のようにスキャナーで読み取り保管する事に。

スキャナはScanSnap iX1600を購入！！

自宅には、スキャンも可能な複合プリンターもありますが、複数枚の読み取りやデータ管理という事であれば、専用のスキャナーの方が便利。

という事で、色々と調べた結果、リコーのScanSnap（スキャンスナップ） iX1600（ホワイト：FI-IX1600A）という機種に決定。

到着！！

同メーカーからは複数のスキャナーが販売されており、機能や価格帯も様々ですが、現在（2024年5月）のところ、フラッグシップモデルという位置付けです。

ScanSnap iX1600

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4.3インチのタッチパネルを搭載。誰でも直感的な操作が可能。用途に合わせてアイコンをタッチパネルに登録。ワンタッチで整理・活用までをスムーズに行えます。

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コチラの機種（スキャンスナップFI-IX1600A）に決めたポイントは、何と言っても”タッチパネル”で操作が可能なところ。

他の機種であれば、更に小型化されていたり、価格も安くなっていたりと、それぞれの特徴があるものの、どれもパネルは付属しておらず、アプリからの操作が必須になります。

一方、当機種であれば、タッチパネルの操作によって、プリント類の読み込みはワンアクションで完結する。

iX1600の設置と使用準備

まずは、梱包から取り出し、本体と付属品を確認。

簡単な説明書と、WEBマニュアルの案内が同梱されているので、それらを見ながら本体に付着する保護シートやフィルムを取り除きます。

保護シート

本体自体はコンパクト（トレー収納時：292mm×161mm×152mm）なので、設置場所に困る事は無く、ちょっとしたスペースがあれば何処にでも置けそう。

カタログとのサイズ比較

スキャン時の利便性を求め、最初はリビングテーブルの上に設置しようかと思いましたが、万が一ジュースやらをこぼすと修羅場になりそう…。

という事で、使っていない電話台を片付け、その上に設置してみました。

こんな感じ

その後は、説明書に沿ってスキャナを使用するための準備。（有線で接続するか、Wi-Fiを利用するかで若干手順が異なります）

我が家の場合、パソコンは別の階にあるのでWi-Fiを選択。

ソフトウェアのダウンロード

説明書にあるURLから、専用のソフトをダウンロードし、表示される画面に従いパソコンとScanSnapの接続が終われば使用準備は完了です。

※同時に、ScanSnapの商品登録やクラウド利用に向け、アカウントの登録がほぼ必須になってくるので、このタイミングで済ませておきました。

iX1600最大のデメリット

前項までは特に難しい項目は無く、10分もあればスムーズに終わりますが、問題なのはここから。

先程ダウンロードした専用ソフトを使い、スキャンしたデータの保存場所や、使用する人物・スキャン対象（レシート・名刺・プリント等の分類）を登録し、ユーザーやスキャン対象ごとのフォーマットを登録するのですが…。

正直なところ、この専用ソフト…。というか、システム自体が全く使えない状態で、かゆいところに手が届かないどころか、やりたい事が思うように出来ないもどかしさ。

ScanSnap Cloud

基本的に、商品登録と同時に登録した、上記動画の”ScanSnap Cloud”へ保存すれば、ある程度思い描いていた使い方が出来るものの、自宅のパソコンやNAS、他のクラウドサービスへ保存する際は機能が制限されたり手間が増えたり。

例えば、簡単なところでアイコンのカラーなんですが、ユーザーごとのカラーは変更出来るものの、同一ユーザーのカラーは変更出来ない。

イメージ図

具体的に書き出すと、上記図のようにユーザー登録者である『私』の下層に家族の登録を行う場合、図左のように『奥様（赤）』『長男（緑）』『次男（橙）』といった色分けは出来ず、図右のような私と同一色になってしまう。

図左のように、家族それぞれでカラーを変えたい場合、各個人のユーザー登録を行う必要があり、更にはそれぞれでフォーマット設定・保存先の管理をする必要があるので、四人家族でも結構な作業量となったり。

更には…

単体（1枚ごと）のB5やA4プリントであれば、一度に複数枚をまとめてスキャンしても個別のPDFファイルとして保存されますが、二つ折りのプリントを複数枚スキャンした場合、全てをまとめて1つのPDFファイルとして処理されてしまう。

これは、本やカタログを一つのファイルとして保存するための設定かと思います。

一方、学校の二つ折りのプリントを個別のPDFとして保存したい場合、個別保存がフォーマットとなっている『レシート』のテンプレートで設定していく必要があったり。※HDDやNAS、ScanSnap Cloud以外のクラウドなど、保存先によって設定できるテンプレ内容も変わってきたり。

とにかく、「あっちがたてばコッチがたたず」で、スキャン種別のテンプレート設定はイライラの連続でストレスが溜まりました。

iX1600を利用している実際の設定

スキャンスナップを購入してから色々と試した結果、我が家の運用方法は下記の通りに落ち着きました。

iX1600運用方法

ユーザー登録は一人だけ
先程も書いた通り、タッチパネルに表示されるアイコンの色を変えたいのであれば、その人数分のユーザー登録を行う必要が有り、そこからの設定は煩雑になりすぎるため、アイコンの色は単色で我慢し、テンプレート部分に家族それぞれの名前を入力しておく事で対応。（例『長男 / プリント』『次男 / プリント』
ScanSnap Cloudは不使用
スキャンスナップ専用のクラウドサービスにデータを保存した場合、手元にもバックアップを保管したいのであればダウンロードが必要になるので、結局のところ手間だけ増えるため別の場所に保存する事に。
Googleドライブへ保存
保存先にはGoogleドライブを選択し、パソコンのフォルダとミラーリングを設定。スキャンされたデータは、自動的にパソコンの同期フォルダにコピーされ、WEB（Googleドライブ）でもパソコンからも、いつでも最新の状態を確認できるようにしました。
Googleドライブで共有
また、奥様のGoogleドライブともフォルダの共有を行い、スキャンされたデータは奥様側のGoogleドライブでも確認できるようになっています。

データの保存場所は、上記の通り設定。子供達の『連絡プリント』『テスト』と大まかなテンプレートを作成し、カラーや白黒・紙の厚みや裏表など、それぞれの種別はケースバイケースでタッチパネルから設定する。

購入当初は、子供達が持ち帰ったプリントがあれば、それぞれ個人でスキャンしデータ化する。といったイメージを持っていましたが、いかんせんアプリ・ソフトウェアが不自由で、対象によって細かな設定が必要となるため、現在は私がスキャン係になっています。

※持って帰ってくるプリント類全てに対応した設定を作ると、一人に対して何個のテンプレートが必要になるのか恐ろしくなります。